Введение: зачем вести учёт спортсменов
Если вы тренер спортивной секции, рано или поздно вы столкнётесь с необходимостью вести учёт спортсменов. Сначала это 5-10 человек, которых легко держать в голове. Потом 20-30 — уже нужна таблица. А когда секция вырастает до 50-100 спортсменов, без системы учёта не обойтись.
Зачем вообще нужен учёт? Причин несколько:
- Оплаты: Кто оплатил занятия? Кому напомнить? У кого скоро истекает срок?
- Прогресс: Какой пояс у спортсмена? Когда сдавал аттестацию? Какие результаты на соревнованиях?
- Группы: Кто в какой группе тренируется? Как распределить по уровням?
- Контакты: Телефоны родителей, дни рождения, медицинские справки
- Аналитика: Сколько новых спортсменов пришло? Сколько ушло? Какая группа самая активная?
Без системы учёта вы тратите время на рутину: переписываете списки, ищете телефоны, путаете кто сколько должен. С системой учёта — всё это автоматизируется, и вы можете сосредоточиться на главном: тренировках.
В этой статье мы разберём 3 основных способа вести учёт спортсменов в 2026 году: Excel/Google Sheets, профессиональные CRM-системы и новое решение — Telegram боты с AI. Сравним плюсы, минусы, стоимость и поймём, что подходит именно вашей секции.
Способ 1: Excel и Google Sheets
Классика жанра. Excel или Google Sheets — первое, что приходит в голову, когда нужно "быстро набросать таблицу". Большинство тренеров начинают именно с этого.
Как выглядит типичная таблица учёта
Обычно это таблица с колонками:
- ФИО спортсмена
- Дата рождения
- Телефон родителей
- Группа
- Пояс / разряд
- Оплата (дата последней оплаты, сумма)
- Примечания
Тренер вручную вбивает данные, обновляет после каждой оплаты, отмечает посещаемость. Файл хранится на компьютере или в Google Drive.
Плюсы Excel/Google Sheets
- ✅ Бесплатно. Excel входит в Microsoft Office, Google Sheets — бесплатный онлайн-сервис
- ✅ Привычно. Все умеют работать с таблицами
- ✅ Гибко. Можно настроить таблицу под любые нужды
- ✅ Работает офлайн. Не нужен интернет (для Excel)
Минусы Excel/Google Sheets
- ❌ Долго. Ручной ввод данных занимает 2-3 часа на перенос базы из одного формата в другой
- ❌ Ошибки. Опечатки при ручном вводе неизбежны
- ❌ Нет автоматизации. Каждое изменение — вручную
- ❌ Сложно масштабировать. При 50+ спортсменах таблица становится неудобной
- ❌ Нет уведомлений. Забыли напомнить про оплату? Сами виноваты
- ❌ Неудобно с телефона. Редактировать таблицу на смартфоне — мучение
Когда Excel/Google Sheets подходит
Если у вас меньше 10 спортсменов и вы не планируете расширяться — Excel вполне достаточно. Простая таблица справится с базовым учётом.
Но если секция растёт, рано или поздно вы упрётесь в ограничения: слишком много ручной работы, слишком высокий риск ошибок.
Способ 2: Профессиональные CRM-системы
CRM (Customer Relationship Management) — системы для управления клиентами. Изначально придуманы для бизнеса, но в последние годы появились решения для спортивных секций.
Популярные CRM для спорта
- Mobifitness — для фитнес-клубов и спортивных секций
- YCLIENTS — универсальная CRM для салонов красоты, спортзалов
- МойСпорт — государственная платформа для спортшкол (бесплатно, но сложно)
- Параплан CRM — для детских центров и секций
Плюсы профессиональных CRM
- ✅ Много функций. Расписание, онлайн-запись, платежи, SMS-рассылки, аналитика
- ✅ Профессионально. Выглядит солидно, подходит для больших клубов
- ✅ Интеграции. Можно подключить онлайн-кассу, платежные системы
- ✅ Поддержка. Есть техподдержка, обучение, документация
Минусы профессиональных CRM
- ❌ Дорого. От 3000₽/мес за базовый тариф. Годовая подписка — 30 000 - 50 000₽
- ❌ Сложная настройка. Первоначальная настройка занимает несколько дней
- ❌ Избыточность функций. 80% возможностей вам не нужны
- ❌ Нужен компьютер. Мобильные версии есть, но полноценно работать удобнее с ПК
- ❌ Привязка к провайдеру. Смена CRM = перенос всех данных заново
Когда профессиональные CRM подходят
Если вы управляете большим фитнес-клубом с несколькими залами, онлайн-кассой, турникетами, десятками тренеров — профессиональная CRM оправдана.
Но для обычной спортивной секции с 20-100 спортсменами это overkill (избыточность). Вы платите за функции, которыми не пользуетесь.
Способ 3: Telegram боты с AI
Новое решение 2026 года. Telegram боты для управления секцией существовали и раньше, но с появлением AI (искусственного интеллекта) они стали намного умнее и удобнее.
Как это работает
Вы открываете бота в Telegram (мессенджер, который уже установлен на вашем телефоне). Бот понимает естественный язык: можно писать как человеку.
Примеры команд:
- "Создай спортсмена Иван Петров, 10 лет, жёлтый пояс" → создаёт
- "Отметь оплату для Сидорова 5000 рублей до 15 февраля" → отмечает
- "Покажи всех спортсменов с синим поясом" → показывает список
- "Импортируй базу из Excel" → загружаете файл, AI обрабатывает за 10 секунд
Плюсы Telegram ботов с AI
- ✅ Прямо в телефоне. Не нужны дополнительные приложения, всё в Telegram
- ✅ AI-импорт за 10 секунд. Загружаете Excel → AI автоматически распознаёт данные
- ✅ Доступно. Тарифы от 0₽ (бесплатно до 15 спортсменов) до 3990₽/мес (безлимит)
- ✅ Умный бот. Понимает естественный язык, не нужно учить команды
- ✅ Автоматизация. Напоминания об оплате, уведомления, статусы
- ✅ Гибкая система. Учёт разрядов, поясов, аттестаций, достижений — адаптируется под любой спорт
- ✅ Сделано тренером. Разработчик сам тренер каратэ, понимает боли
Минусы Telegram ботов
- ❌ Нужен интернет. Без подключения к сети не работает
- ❌ Зависимость от Telegram. Если Telegram заблокируют (маловероятно), придётся искать альтернативу
Когда Telegram боты подходят
Если у вас секция с 10-200 спортсменами, вы тренер без IT-отдела, хотите управлять всё с телефона и не хотите переплачивать за избыточные функции — Telegram бот идеален.
Сравнительная таблица
| Критерий | Excel | CRM-системы | Telegram боты |
|---|---|---|---|
| Стоимость | 0₽ | От 3000₽/мес | От 0₽ до 3990₽/мес |
| Время на импорт базы | 2-3 часа | 1-2 часа | 10 секунд (AI) |
| Работа с телефона | Неудобно | Ограниченно | Да |
| Автоматизация | Нет | Да | Да |
| Сложность настройки | Простая | Сложная | 2 минуты |
| Подходит для | До 10 спортсменов | Фитнес-клубы 100+ | Секции 10-200 |
Как перейти с Excel на автоматизацию
Многие тренеры боятся переходить с Excel на новую систему: "А вдруг всё сломается? А вдруг данные потеряются?"
На самом деле переход простой и безопасный. Разберём на примере Telegram бота с AI:
Шаг 1: Экспортируйте данные из Excel
Сохраните вашу таблицу Excel как файл .xlsx или .csv. Всё, что нужно — имена спортсменов, группы, пояса, контакты. AI распознает даже неидеально оформленные таблицы.
Шаг 2: Загрузите файл в бота
Откройте Telegram бот, напишите "Импортируй базу" или просто отправьте Excel-файл. Бот попросит подтвердить импорт.
Шаг 3: AI обработает данные
Искусственный интеллект проанализирует таблицу: найдёт имена, группы, пояса, телефоны. Весь процесс занимает ~10 секунд.
Шаг 4: Проверьте и готово
Бот покажет сколько спортсменов импортировано. Проверьте несколько записей. Если всё ок — начинайте работать.
Важно: Старый Excel-файл никуда не пропадёт. Вы всегда можете вернуться к нему, если что-то пойдёт не так (хотя такого не случается).
Кейс: тренер каратэ перешёл на автоматизацию
Юрий Иовков, тренер каратэ Шотокан
Было: 60 спортсменов в Excel-таблице. Каждый раз после набора новой группы — 2 часа на ручной перенос данных. Постоянные опечатки в именах и телефонах. Забывал напоминать про оплату — приходилось звонить каждому вручную.
Попробовал: ProCoach (Telegram бот с AI).
Результат:
- Импорт базы из Excel за 10 секунд вместо 2 часов
- Автоматические уведомления об оплате — не нужно вручную звонить
- Все данные доступны с телефона — можно проверить прямо на тренировке
- Экономия ~8 часов в месяц на рутинной работе
"Надоело вести Excel вручную — сделал для себя, делюсь с вами"
Заключение: что выбрать
Выбор зависит от размера вашей секции, бюджета и ваших потребностей:
Рекомендации по выбору:
📊 Excel/Google Sheets — если:
- У вас меньше 10 спортсменов
- Бюджет = 0₽
- Вы не планируете расти
🏢 Профессиональные CRM — если:
- У вас большой фитнес-клуб (100+ человек)
- Есть онлайн-касса, турникеты, интеграции
- Бюджет от 3000₽/мес
🤖 Telegram боты с AI — если:
- У вас секция 10-200 спортсменов
- Вы тренер без IT-отдела
- Хотите управлять с телефона
- Важна скорость (AI-импорт за 10 секунд)
- Бюджет от 0₽ до 3990₽/мес
Моё мнение: В 2026 году для большинства спортивных секций Telegram боты с AI — оптимальный выбор. Это золотая середина между бесплатным Excel (слишком много ручной работы) и дорогими CRM (слишком много лишних функций).
Вы получаете автоматизацию, удобство работы с телефона, AI-импорт и при этом платите адекватные деньги (или вообще ничего на бесплатном тарифе до 15 спортсменов).
Попробуйте бесплатно
Если вы дочитали до этого места — вы точно заинтересованы в автоматизации учёта спортсменов. Попробуйте ProCoach бесплатно: до 15 спортсменов навсегда бесплатно, без карты, без обязательств.
Статья обновлена: январь 2026. Актуальные цены и функции на момент публикации.